Program dla gastronomii: jak wybrać system do restauracji

Co właściwie kupujesz: cztery warstwy systemu

Program dla gastronomii to nie jedna rzecz, tylko cztery, które muszą ze sobą rozmawiać:

1. Kasa i paragony. Rachunek, podział, płatność, paragon fiskalny, zamknięcie dnia.
2. Kuchnia. Bon na drukarce albo ekran, na którym kucharz widzi, co i na kiedy ma zrobić.
3. Kanały sprzedaży. Sala, telefon, własna strona, aplikacja, portale z dostawą, kurierzy.
4. Liczby. Raport dnia, sprzedaż według dań i kategorii, koszt surowca, lista gości, którzy wracają.

Różnica między systemami nie polega na długości listy funkcji. Polega na tym, czy te cztery warstwy są jednym systemem, czy czterema narzędziami, między którymi ktoś z obsługi przenosi dane ręcznie. Każde przepisanie to czas w szczycie i miejsce na pomyłkę.

Osiem pytań do dostawcy, zanim zmienisz system

1. Czy każde zamówienie trafia do jednej kolejki?

Zamówienie z sali, z telefonu, ze strony, z aplikacji i z portalu powinno wyglądać dla kuchni tak samo: ten sam ekran, ten sam bon, ta sama numeracja. Zapytaj wprost, co dzieje się z zamówieniem z portalu. Jeśli odpowiedź brzmi „przychodzi na tablet portalu, a obsługa wbija je na kasę”, to w szczycie masz dwa systemy i jedną osobę, która je łączy.

2. Ile zapłacę naprawdę?

Cena systemu to rzadko jedna liczba. Poproś o rozpisanie wszystkich pozycji:

Pozycja	O co zapytać
Abonament	Za lokal czy za stanowisko? Co jest w cenie, a co dopłacane?
Prowizja od zamówień online	Procent od koszyka ze strony lub aplikacji, czy stała opłata?
Opłaty operatora płatności	Ile od transakcji BLIK i kartą? To koszt niezależny od systemu, ale warto go znać
Sprzęt	Tablet albo kasa z Androidem, drukarka fiskalna, drukarka bonowa, ekran do kuchni: kupno czy wynajem?
Wdrożenie	Kto wprowadza menu i konfiguruje strefy dostawy, i czy to kosztuje osobno?
Okres zobowiązania	Abonament, który anulujesz w każdej chwili, czy umowa na lata z wypowiedzeniem?

Prowizję policz na własnych liczbach. Każdy 1 % od 20 000 zł zamówień online miesięcznie to 200 zł. Przy kilku procentach prowizja przekracza niejeden abonament, a rośnie razem ze sprzedażą, którą sam wypracowałeś.

3. Na jakim sprzęcie to działa?

Zapytaj, czy system działa na sprzęcie, który już masz, i co trzeba dokupić. Typowy zestaw to tablet albo kasa z Androidem przy stanowisku, drukarka fiskalna, drukarka bonowa albo tablet w kuchni. Sprawdź, jak podłącza się drukarkę fiskalną (kabel USB czy sieć) i czy paragon drukuje się z zamówienia, bez ponownego wbijania pozycji.

4. Czy menu zmieniam w jednym miejscu?

Zmiana ceny jednego dania powinna być jedną czynnością. Jeśli menu na kasie, na stronie i w portalu to trzy osobne listy, po każdej zmianie cen przez tydzień ktoś znajduje różnice. Zapytaj, czy ceny na stronie i na portalach ustawia się z tego samego menu, i czy portal może mieć własny cennik, bo prowizję zwykle wlicza się w ceny.

5. Czyja jest baza gości?

Gość, który zamawia na Twojej stronie albo w aplikacji, zostawia numer, adres i historię zamówień. Zapytaj, czy widzisz tę listę, czy możesz ją wyeksportować i czy możesz do tych gości napisać: kupon, informacja o nowym daniu, przypomnienie po dwóch miesiącach ciszy. Baza stałych gości to najtrwalsza rzecz, jaką system może Ci zostawić.

6. Czy obsługa nauczy się tego w jeden dzień?

Kasa, na której nowa osoba potrzebuje tygodnia, kosztuje Cię błędy przez ten tydzień. Poproś o pokaz na Twoim menu i zobacz, ile kliknięć dzieli otwarcie rachunku od wydruku paragonu. Sprawdź, czy każdy pracownik loguje się własnym PIN-em i czy kelner widzi tylko to, co do niego należy.

7. Jak wygląda wdrożenie i pomoc?

Zapytaj, kto wprowadza menu i zdjęcia, ile dni mija od decyzji do pierwszego zamówienia i jak zgłaszasz problem w sobotę o 19:00. Dobra odpowiedź zawiera konkretny kanał i czas reakcji, a nie „mamy świetny support”.

8. Czy mogę odejść?

Najważniejsze pytanie zadaje się na początku. Zapytaj, czy płacisz abonament, który anulujesz w każdej chwili, czy podpisujesz umowę na lata, co dzieje się z menu, historią zamówień i listą gości po odejściu, i czy możesz zrezygnować bez tłumaczenia się. System, z którego łatwo odejść, nie musi trzymać klientów umową.

We FlowPOS nie ma umowy na lata: płacisz abonament miesięczny albo roczny i anulujesz plan w dowolnym momencie.

Jakie funkcje są obowiązkowe, a jakie zależą od lokalu

Nie każdy lokal potrzebuje wszystkiego. Zacznij od swojego modelu:

Model lokalu	Bez czego nie ruszysz	Co dołożyć w drugim kroku
Kawiarnia, bistro, lokal bez dostaw	Kasa, paragony fiskalne, bony albo ekran kuchni, stoliki, pracownicy z PIN-ami, raport dnia	Statystyki sprzedaży, koszt surowca i marża, rezerwacje stolików
Lokal z dostawą i odbiorem	To samo, plus strona zamówień online, strefy dostawy, zamówienia na godzinę, kierowcy albo kurier na żądanie, integracja z portalami	Kupony, kampanie SMS i e-mail do stałych gości
Lokal, który buduje stałych gości	To samo, plus konta gości i program punktów	Własna aplikacja z logo lokalu w sklepach z aplikacjami

Funkcje z kolumny „w drugim kroku” powinny być w tym samym systemie, nawet jeśli włączysz je za pół roku. Zmiana systemu po roku, bo brakło w nim strony zamówień, kosztuje więcej niż różnica w abonamencie.

Cztery błędy przy wyborze systemu

1. Porównywanie samego abonamentu. Abonament 100 zł niższy, ale z prowizją od zamówień online, po kilku miesiącach jest droższy. Porównuj pełny koszt z tabeli wyżej na własnym obrocie.
2. Osobne narzędzie do każdego kanału. Kasa od jednej firmy, strona od drugiej, tablet portalu od trzeciej. Każde z osobna działa, a razem tworzą pracę dla jednej osoby na zmianie.
3. Kupowanie funkcji „na kiedyś”. Moduł magazynu z recepturami albo obsługa sieci lokali brzmią poważnie, ale jeśli nikt nie będzie ich prowadził, płacisz za nie co miesiąc i komplikujesz obsługę.
4. Zmiana systemu bez testu na własnym menu. Pokaz na przykładowej pizzerii wygląda dobrze zawsze. Dopiero Twoje dania z dodatkami, Twoje strefy dostawy i Twoja obsługa pokazują, czy system pasuje.

Jak przetestować system w tydzień

1. Wgraj 10 najczęściej sprzedawanych dań z dodatkami i wariantami. Jeśli wpisanie ich zajmuje pół dnia, codzienna praca też będzie długa.
2. Zrób trzy zamówienia próbne: z sali na stolik, ze strony z dostawą i jedno na konkretną godzinę.
3. Zobacz, co widzi kuchnia. Czy na bonie albo ekranie są dodatki, uwagi gościa i godzina, na którą zamówienie ma być gotowe.
4. Wydrukuj paragon próbny na drukarce fiskalnej i sprawdź pozycje, stawki VAT i dodatki.
5. Zamknij dzień i porównaj raport z tym, co dziś liczysz ręcznie: gotówka, karta, online, napiwki.
6. Daj kasę osobie z obsługi na jedną zmianę i zapytaj ją, a nie dostawcę, czy chce na tym pracować.

We FlowPOS pierwsze 7 dni są bezpłatne i obejmują pełny zakres funkcji, więc taki test zrobisz bez umowy: załóż konto, wgraj menu i przejdź przez sześć punktów wyżej.

FlowPOS: co jest w którym pakiecie

Pakiety odpowiadają trzem modelom lokalu z tabeli wyżej. Żaden nie ma prowizji od zamówień, a plan możesz anulować w dowolnym momencie.

• Starter od 119 zł netto miesięcznie przy płatności za rok (149 zł co miesiąc): kasa, ekran kuchni i bony, paragony fiskalne, stoliki, pracownicy z PIN-ami, menu, raporty i statystyki.
• Pro od 249 zł netto miesięcznie (299 zł co miesiąc): wszystko ze Startera plus strona zamówień online bez prowizji, strefy dostawy, kierowcy, konta gości, program punktów, kupony, kampanie SMS i e-mail oraz integracja z Wolt Marketplace i kurierami Wolt Drive.
• App od 399 zł netto miesięcznie (499 zł co miesiąc): wszystko z Pro plus własna aplikacja restauracji, z jej logo i kolorami, w sklepach z aplikacjami.

Menu, ceny i dodatki wpisujesz raz: ta sama karta działa na kasie, na stronie, w aplikacji i w Wolcie, który może mieć własny cennik. Zamówienia ze wszystkich kanałów trafiają na jeden ekran kuchni, a paragon drukuje się z zamówienia na drukarce fiskalnej Posnet. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.